Privacyverklaring Online Juristen

Versie 1.1, 17 oktober 2026.

1. Wie verantwoordelijk is

Online Juristen is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Online Juristen is gevestigd aan Oude Apeldoornseweg 45-067, 7333 NR Apeldoorn. KvK 72389443. Voor privacyvragen en verzoeken kunt u schrijven naar info@online-juristen.nl.

2. Deze website en uw contact met ons

Deze verklaring geldt voor websitebezoek, schriftelijk contact, uw persoonlijke omgeving en onze juridische dienstverlening. Wij verwerken alleen gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn. Een betaalde opdracht vraagt een persoonlijk voorstel en uw uitdrukkelijke akkoord.

Bij websitebezoek worden technische gegevens verwerkt, zoals uw IP-adres, opgevraagde pagina, datum en tijd, browsergegevens en foutmeldingen. Bij contact gebruiken wij uw naam, e-mailadres en de informatie die u zelf verstrekt. Voor een case kunnen daarnaast een casenummer, contactgegevens, uw situatie, correspondentie, advies en afspraken nodig zijn. Voor een betaalde opdracht verwerken wij ook de noodzakelijke opdracht-, factuur- en betaalgegevens, de toepasselijke voorwaardenversie, de gegeven akkoordverklaring en uw eventuele verzoek om tijdens de bedenktijd te beginnen. Bij herroeping of opzegging bewaren wij de noodzakelijke verklaring en de afwikkeling.

Stuur in een eerste bericht geen BSN, identiteitskopie, medisch dossier of uitgebreid strafdossier mee. Wij bespreken welke aanvullende gegevens noodzakelijk zijn en hoe u die passend kunt aanleveren. Deel persoonsgegevens van anderen alleen voor zover die voor uw vraag nodig zijn.

3. Waarom wij gegevens gebruiken

Wij gebruiken gegevens om uw vraag te beantwoorden, een kosteloze eerste beoordeling te geven, een voorstel te maken en een overeengekomen opdracht uit te voeren. Daarvoor baseren wij ons op de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst op uw verzoek.

Voor facturatie, administratie en het nakomen van toepasselijke wettelijke verplichtingen gebruiken wij de grondslag wettelijke verplichting. Voor beveiliging, het voorkomen en onderzoeken van misbruik en het onderbouwen of behandelen van concrete klachten of juridische aanspraken kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben. Daarbij wegen wij uw rechten en belangen mee en beperken wij de verwerking tot wat noodzakelijk is.

Als wij voor een afzonderlijk doel toestemming nodig hebben, vragen wij die gericht. U kunt die toestemming intrekken. Dat verandert niets aan rechtmatige verwerking vóór intrekking. Akkoord met algemene voorwaarden is geen algemene toestemming voor alle persoonsgegevensverwerking.

4. Gevoelige gegevens en informatie over anderen

Een juridische vraag kan gevoelige gegevens bevatten. Wij vragen niet standaard om medische gegevens, strafrechtelijke gegevens of identiteitskopieën. Voor bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens moet naast een gewone grondslag ook een toepasselijke wettelijke uitzondering of bevoegdheid bestaan. Zonder passende grondslag verwerken wij zulke gegevens niet verder voor de behandeling.

Wanneer gegevens over u via iemand anders binnenkomen, beoordelen wij of en hoe wij u daarover moeten informeren. Wij gebruiken die gegevens alleen waar noodzakelijk en toegestaan.

5. Wie gegevens kan ontvangen

Toegang binnen onze dienstverlening is beperkt tot de personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. Wij gebruiken Hostinger voor hosting en technische infrastructuur en Google Workspace voor zakelijke e-mail. Deze dienstverleners verwerken gegevens voor de technische uitvoering van die diensten. Met dienstverleners die namens ons verwerken moeten passende verwerkersafspraken gelden.

Als u via Mollie betaalt of een factuur via Mollie ontvangt, krijgt Mollie de noodzakelijke klant-, factuur- en betaalgegevens. Inhoudelijke juridische stukken of volledige cases horen daar niet bij. Voor eigen wettelijke taken kan een betaaldienst zelfstandig verantwoordelijk zijn. De privacyinformatie van Mollie is beschikbaar op https://www.mollie.com/nl/privacy.

Een advocaat, gemeente of andere inhoudelijk betrokken partij krijgt niet automatisch uw case. Een eventuele verstrekking wordt vooraf met u afgestemd en moet een geldige grondslag hebben. Ook kunnen wij gegevens verstrekken wanneer de wet dit vereist. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

6. Verwerking buiten de EER

Bij internationale dienstverleners kan verwerking of toegang buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Dat mag alleen met een toepasselijke wettelijke doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een geldig adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met maatregelen. U kunt bij ons informatie opvragen over de voor uw verwerking toepasselijke waarborgen. Wij doen geen toezegging dat alle gegevens uitsluitend in Nederland worden verwerkt.

7. Beveiliging en persoonlijke toegang

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen. De website gebruikt een versleutelde verbinding. De persoonlijke omgeving werkt met tijdelijke inloglinks, sessiebeveiliging en toegangscontrole per case. Inhoudelijke casegegevens worden in de dossieropslag versleuteld. Aangeleverde bestanden worden versleuteld opgeslagen in een afgeschermde map buiten de openbare webmap en uitsluitend via gecontroleerde downloadroutes aangeboden. Ontvangst van een bestand betekent nog niet dat het inhoudelijk beoordeeld of virusvrij bevonden is. Toegang voor beheer en behandeling wordt beperkt tot bevoegde personen. Deze maatregelen bieden geen absolute garantie tegen een storing of beveiligingsincident.

Beveilig uw eigen mailbox en apparaat en deel persoonlijke inloglinks niet. Meld vermoedelijk misbruik via info@online-juristen.nl. Bij een datalek beoordelen wij welke maatregelen en eventuele meldingen wettelijk nodig zijn.

Digitale hulpmiddelen en geautomatiseerde processen ondersteunen administratie, beveiliging en interne werkzaamheden. Ook daarvoor gelden noodzakelijkheid, vertrouwelijkheid en passende beveiliging. Inhoudelijke reacties worden door een jurist beoordeeld. Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing over de inhoudelijke uitkomst van uw case die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

8. Hoe lang wij bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk. Voor een gratis case zonder betaalde vervolgopdracht geldt als uitgangspunt maximaal zes maanden na sluiting. Voor een betaalde case is dit maximaal vijf jaar na afronding. Een nieuwe case of het sluiten van uw account begint die termijn niet automatisch opnieuw. Overbodige gevoelige stukken worden waar verantwoord eerder verwijderd.

Een concrete wettelijke verplichting, klacht, incident of juridische aanspraak kan beperkte langere bewaring noodzakelijk maken. Wij beperken de gegevens tot het betreffende doel en beoordelen de noodzaak opnieuw. Een algemeen mogelijk toekomstig geschil is geen grond voor onbeperkte bewaring. Financiële administratie bewaren wij volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen, in de regel zeven jaar; dat geldt niet automatisch voor uw volledige case.

Identificeerbare technische beveiligingsgegevens bewaren wij als uitgangspunt maximaal negentig dagen, tenzij een concreet incident beperkte langere bewaring noodzakelijk maakt. Een activiteitenregister kan voor de noodzakelijke verantwoording langer blijven bestaan nadat persoonlijke verwijzingen zijn verwijderd of beperkt. Gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens zolang wij ze nog tot een persoon kunnen herleiden.

Voor back-ups is het uitgangspunt een herstelcyclus van maximaal negentig dagen. Een verwijderverzoek omvat ook de beoordeling van back-ups. Waar wissen technisch mogelijk is, verwijderen wij gegevens ook daar zo spoedig mogelijk. Als een kopie niet direct afzonderlijk kan worden aangepast, blijft zij afgeschermd voor regulier gebruik en leggen wij vast welke verwijderingen bij herstel opnieuw moeten worden toegepast. Een back-up mag geen route zijn om verwijderde gegevens opnieuw in behandeling te nemen.

Het noodzakelijke bewijs van een afgehandeld privacyverzoek bewaren wij als uitgangspunt maximaal twee jaar na afhandeling, tenzij een concrete procedure of verplichting langere bewaring nodig maakt. Overbodige inhoud en bijlagen verwijderen wij eerder. Een beperkt herstelregister is nodig zolang nog herstelbare kopieën bestaan waarin verwijderde of afgesloten gegevens kunnen voorkomen. Dit is geen grond om de oorspronkelijke case-inhoud onbeperkt te bewaren.

9. Uw account en uw rechten

U kunt via info@online-juristen.nl vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of, waar van toepassing, overdraagbaarheid van uw gegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Deze rechten kennen wettelijke voorwaarden en uitzonderingen. U hoeft voor een privacyverzoek niet eerst een openstaande rekening te betalen.

In Mijn dossier kunt u via “Account en privacy” accountsluiting of een verwijderverzoek starten. U kunt ons ook schriftelijk vragen uw account te sluiten. Dat beëindigt de toegang, maar niet automatisch een lopende opdracht. Accountsluiting, gegevensverwijdering, opzegging en herroeping zijn afzonderlijke handelingen. Waar gegevens nog rechtmatig nodig zijn, leggen wij uit wat wij bewaren, voor welk doel en voor welke termijn of volgens welke criteria. Een afgeschermd noodzakelijk archief kan originele afspraken, adviezen en relevante correspondentie bevatten; een samenvatting is niet altijd voldoende bewijs.

Wij controleren uw identiteit passend bij het verzoek en vragen niet standaard een volledige identiteitskopie. Wij reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand na ontvangst. Als de wet verlenging toestaat, informeren wij u binnen die eerste maand met een reden. Bent u het niet eens met onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Cookies en andere technieken

De website en persoonlijke omgeving kunnen functionele cookies of vergelijkbare sessiegegevens gebruiken voor beveiliging, inloggen en het onthouden van noodzakelijke instellingen. Deze verklaring geeft geen toestemming voor reclame- of trackingtechnieken. Als wij technieken gebruiken waarvoor toestemming vereist is, vragen wij die vooraf en geven wij informatie over doel en geldigheidsduur.

11. Wijzigingen en contact

Wij passen deze verklaring aan als de feitelijke verwerking verandert. De versie en datum staan bovenaan. Voor vragen of een privacyverzoek kunt u terecht bij info@online-juristen.nl of ons hierboven vermelde postadres.